Introduction du Passe-Partout
Le Passe-Partout est une fonctionnalité qui permet aux gestionnaires d'entreprise de récupérer les fichiers de leurs membres.
Imaginez qu'un document financier important a été chiffré après avoir créé le rapport annuel des profits. Au cours de l'année suivante, une nouvelle équipe financière se construit et quand il est temps de produire le rapport annuel, ils pourraient se rendre compte que le document utilisé par l'ancienne équipe est chiffré et protégé par des identifiants auxquels plus personne n'a accès.
Faites entrer le Passe-Partout ! Une fois le Passe-Partout mis en place, les gestionnaires de l'entreprise peuvent toujours récupérer tous les documents chiffrés par n'importe qui dans l'entreprise. Dans le cas précédent, la nouvelle équipe financière n'a plus qu'à se référer au gestionnaire et le document financier sera facilement récupéré, même si l'employé originel a quitté l'entreprise.
Tant que l'entreprise garde un ou deux administrateurs qui s'assureront de garder l'accès à leurs identifiants de connexion, vous ne perdrez jamais de fichiers si des employés partent ou oublient leurs mots de passe.
Passe-Partout et sécurité
En activant le Passe-Partout, un gestionnaire peut récupérer n'importe quel document chiffré par l'un de ses membres. Ceci, comme annoncé précédemment, élimine le risque de perdre l'accès à des documents importants. Mais cela garantit-t-il la sécurité ?
En matière de sécurité, considérez le Passe-Partout comme un partage automatique des fichiers avec les gestionnaires de l'entreprise. Les gestionnaires pourront automatiquement récupérer les fichiers concernés par le Passe-Partout. Ce n'est pas moins sûr que d'utiliser simplement la fonctionnalité (essayée et approuvée) du partage de clés.
Bien sûr, les gestionnaires doivent faire extrêmement attention à choisir de bons mots de passe et à garder leur compte en sécurité à tout moment.
Activer le Passe-Partout
Le Passe-Partout peut être activé depuis la page de gestion des abonnements.
Après avoir mis en place le Passe-Partout, tous les membres de l'entreprise devront approuver le changement. C'est un élément important pour la sécurité, car aucun utilisateur ne doit avoir l'impression qu'une fonctionnalité leur a été cachée. Les utilisateurs ayant accepté le Passe-Partout seront visibles dans le tableau des utilisateurs.
Si un utilisateur n'a pas accepté le Passe-Partout, il ne sera pas appliqué aux documents qu'il chiffre, alors assurez-vous que tous les membres de votre entreprise acceptent la fonctionnalité.
Attention ! Vous ne pourrez bien sûr pas récupérer les fichiers qui ont été chiffrés avant d'avoir activé le Passe-Partout. Les anciens documents devront être chiffrés à nouveau après que l'utilisateur ait accepté le Passe-Partout.
Pour les nouvelles entreprises, ou les nouveaux membres d'entreprises existantes, le Passe-Partout sera approuvé automatiquement quand des membres rejoignent l'entreprise.
Utiliser le Passe-Partout
Une fois que le Passe-Partout a été activé, il sera automatiquement appliqué à tous les fichiers chiffrés par des membres de l'entreprise. Vous pouvez vérifier si le Passe-Partout a été appliqué avec l'icône Passe-Partout dans l'application.
Si ce document dispose d'une icône, n'importe quel gestionnaire peut le récupérer.
C'est tout ! Comme vous pouvez le voir, le Passe-Partout est très facile d'utilisation et ce n'est pas la peine de prévoir de passer du temps dessus.
Veuillez noter que même si les gestionnaires peuvent récupérer des documents en utilisant le Passe-Partout, cela ne devrait pas servir anecdotiquement. S'il est prévu que le document soit ouvert par un gestionnaire, il faudrait juste partager la clé du document, comme avec n'importe quel autre utilisateur.
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